2006年11月21日

通りすがりの雇われ幹事。

中学学年全体の同窓会幹事などという、とっても心臓に悪い役を引き受けてしまったわけですよ。少なくとも中学生時点での僕のキャラはとてもそんなキャラではなく、サッカーボールを追いかけている下手くそなハナタレ坊主だったので、当時から考えると信じがたい事態です。きっと参加者全員そう思っているでしょう(笑)

そんな同窓会も、とうとう三日後に迫ってきました。
やっとここまでこぎつけたけど、まあ特に大したことはしていない(笑)今の所前準備だけなら「こんなもんか〜」という感じ。当日がまた大変なんでしょうけどね。いやいや、準備もそれなりに大変でしたよ。仕事と並行してやらなきゃいけないし。でもまあ、仕事がディレクターなのでそれに比べたら楽っちゃあ楽です。仕事はミスできないし、抱えてるのはプロの仲間とお金を払うクライアントなので。

単純に言うと、告知→人数把握→会場予約。まあこれだけです。うん、僕はなんて「おお、これは簡単だ」と思わせるプレゼンが上手いのでしょうか(笑)いやいやいや、そんな簡単じゃないですけどね。

■ディレクターの知識が役に立つところ
まあ、ぶっちゃけると全部です(笑)
プロジェクトの目的を見極め、それを実現するための最終目標を定める。
そして、その最終目標を達成するには、どのような順序で、各タスクにどのような時間を当て込んで進めていくのか。それを元にスケジュールを組み立てる。最終目標と同時に、最終結果として避けなければならない最悪の結末を描く。そうならないためには、どこで、どの手を使ってリスクヘッジをするべきなのか。どのタイミングを逃したら、そのリスクを回避できなくなるのか。それを元にスケジュールに組み込む。

大まかな論理展開とスケジュールが完成したら、そのスケジュールを実現するのに必要な物理・非物理のパーツ、材料を集める。あとはそのスケジュールに則って事を進めるだけ。進めるだけといっても、当然いくつもの例外や個別の対応が必要になるのですけどね。はじめに、どれだけのリスクや事態を想定しておけるかで対処のスピードが変わる、と僕は思っています。

で、今回の同窓会をそれに照らし合わせる。

目的:多数の同窓生と飲み語り楽しい時間を過ごすこと

最終目標:同窓生の有志を集め、二つの会場(一次・二次)で宴会を開くこと。

必要なタスク:人数把握、参加者連絡先の回収、開催場所、情報連絡方法の設定と通知

避けなければならない事態:会場がおさえられていない、参加者が会場に到達できない、極端に費用が高くなる、極端に人数が少ない、当日の人数の増減が前後20人を超える、費用の採算が大幅に合わない・・・大きいのはこんなところでしょうか。


これらを整理して、開催日は決定していたのでそこから逆換算でスケジュールを組み立てていく。あとはそれにしたがって情報の整理、管理の仕方、情報の統一、伝達方法の確立を行って、あとはあらかじめ想像しうる過程のトラブルに対応をしていくだけ(時に想像の範疇を超える事態も起こりますが)。仕事の様に、ノルマやクオリティの維持というハードルがないぶん、スケジュールもできる範囲で組めばいいので、楽といえば楽ですね。

■ディレクターとは違うところ
ともかく、お互いに金銭享受が発生しない=ビジネスではないということにつきる(汗)仕事上のことであれば、例えクライアントでも、そして制作の人間でも厳しくモノを言ってコントロールすることができるし、危険であれば突っぱねることが出来るわけです。でも、同窓会でそれをしていたら成り立たない。この辺はどちらかというとサービス業に近いのかもしれません。

たとえば、出欠席の管理。
連絡の期日を切ってはいるものの「はい、ここまで」とスパっと切ってしまって上手く事が運ぶものでもないし、2〜3日譲歩すればよいというものでもない。当日になってみないとわからないという人も確実に存在するし、結婚している人は家庭の事情、仕事をしている人はそれ相応の事情っていうものがある。まあ、僕にもありますからね。仕事上、2週間前にはスケジュールがわからないという人もいるし、一次会の何時につくかはまだわからないという人もいる。はたまた、直前までわからないという人もいれば、直前に欠席に変更するかもしれないという人もいる。はたまた「そのお店ならいきたくな〜い」とか「その会費高すぎるからいかな〜い」っていうのも許されるわけです。

でも、そういう「管理上問題のある人」を切るわけにもいかないですよねぇ。なぜなら、その方たちも立派に「同窓会参加資格者」なのだから。言うなればお客様というか。「中には環境等に問題のある方もいるけれども、そういう人たちもお客様」なので、サービス業に近いかなと。これがもし、ホテルの1フロアを貸しきってのパーティーなら、ハガキでも送って出席返信の来た人のみ、で切ってもいいんでしょうけど、年齢的にはまだラフな「宴会」というスタイルなのでそうもいかない。同窓会や仲間内、有志の集まりの幹事やまとめ役というのはそういうこともある程度頭に入れて段取りをしないとだめでしょうね。


■最終目標の違い
なぜこういうことが起きるかというと、最終目標の違いなんですよね。
ディレクターっていうのは、最終目標が成果物であり最終判断者はクライアントではなくてエンドユーザー(消費者)。だから、クライアントが怠けたままでそれを放置しておいて良いわけが無く、その結果成果物のクオリティが下がるのならばクライアントのケツを叩かないといけない。大事なのは「クライアントを気持ちよくすること」ではなくて「クオリティの高い成果物をクライアントと協力して世に生み出す」であり、それによってクライアントの信頼を勝ち取ることですから。

同窓会はそうじゃない。
まず最優先するべきは同窓会自体の盛り上がりであって、最終判断はクライアントである同窓生。彼らがどれだけ満足したか、にかかってくる。故に、いくらプロジェクト(同窓会開催)を進めるためとはいえ、杓子定規になんでもかんでも切り捨てて「あなた達が悪いのですよ」と言うわけにもいかない。


つまるところ、ディレクターと違って管理の方法にかなりの幅を持たせないといけないし、その幅を使って管理の難しい層を引き入れていかないといけない。まあ、それでもどこかで線を引かなければならないのですが「全然ちゃんと連絡くれないんだもん!皆協力してくれない!」なんて文句ばかりタレている幹事っていうのは、単純に目算が甘いな〜と僕なんかは思いますね。

ただ、そのかわり同窓会や仲間内の幹事にはノルマがないのですね。売り上げをいくら出さなければならないとか、何人以上いなければならないとか、常に大盛況でなければならないということがない。そもそもがボランティアですからね。


■今抱えている一番の問題
本当に僕自身が仕事を片付けて一次会開始に間に合うのかという不安は置いておくとして(笑)幹事っていうと、当然人前で喋るわけでしょう?それが嫌なのです。いや、職業柄人前で喋るのは別になんともないのですが、かといってそんなに人前で目立ちたいわけでもない。まだ10代そこらとか20代入りたての頃は、それはもうテンションも高かったし、人前に出るのも好きだったんですよ。自己顕示欲でしょうね。飲み会に行けば目立ちたいとも思ったし、面白いことも言いたいとも思ったし。当然モテたいとおも思ったし。

でもね、今そういうのからっきしないんですよ。別にモテなくていいし、目立ちたいとも思わない(笑)飲み会で目立つかどうかなんてどうでもいいし、そういう野心は初老のオッサンの性欲ぐらい萎えてしまいました(笑)他で、野心を持っているフィールドがあって、そこで勝負したいと思っているからでしょうね。やっていけるっていう自信もつきつつあるし(サッカーじゃないですよw)。

しかも、僕は中学の時はそういうキャラから一番遠いキャラだったわけですよ。日本とブラジルぐらいかけ離れていたわけですよ。もう「俺当日仕切るよ」っていう人がいたら全力で放り投げます(笑)。だってー、特に話もないし、ねえ?何を話せっちゅうねん〜ていう。密かに3児のパパの立候補に期待していたりします(笑)

■幹事としてのスタンス
でもまあ、楽しんでますよ。
今の仕事始めたときぐらいに、一度大きなイベントを仕切ってみたいなあと思っていたのです。大きなイベントという枠では同窓会はたいしたこと無いでしょうが(笑)でも、イベントに変わりはないので、楽しんでやってますね。

どうせ、僕にはできることしか出来ないんでね。
ここまで気長に読んでくれた奇特な方はわかると思いますが、ある意味で仕事の様に割り切ってやってます。ディレクターを生業としている僕が、フラっと立ち寄ったら「あ、ディレクターさん幹事やってくださいよ」みたいな。そうしたら、僕はこう答えるわけです。

「あい、わかりました。与えられた材料で僕の出来る最高のものを目指しますね」


posted by 総さん−ソウサン− at 18:33| ☔| Comment(0) | TrackBack(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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