2006年02月09日

報連相の質を問え。−@−

はい。病み上がりだというのにまだ帰れません。
この仕事は「待ち仕事」でもありますね。
まったく、こき使ってくれる会社です。
まあ、残業代出るのでいいんですけどね。

さてさて、今日は年末に起きたメールトラブルの話。
僕が勤務している会社をT社とします。
クライアントはそうですねぇC社としましょう。

我がT社に「業務委託」として働いている(つまりT社の社員ではないんです)僕の上司にあたる管理職Sさんという人がクライアントであるC社にデータのテストアップの報告メールを送りました。

その中で、メール本文内の宛て先にT社(つまり自社)の人を入れました。
つまりこういうことですね↓

===================================
C社
K様 U様 S様 
 T社
 M様 N様 H様

お世話になっております。
T社のSです。

・・・・

===================================

このメールを貰ったT社営業のMさんが
メールで一言「自社の人間に[様]をつけるのはおかしいですよ」
とSさんに送りました。

そこから論争(笑)

Sさん
「メールの文頭にメールを送る相手の名前を書くのは、メールのマナーです。
つまりこれは宛名です。手紙で宛名に「様」をつけないマナーがありますか?
たとえば社内の部下に出す手紙には「様」をつけませんか?つけますよね。

常にM様は営業としてC社様と向き合っているので、
C社(クライアント)対T社(自社)という関係だけでみれば
違和感を感じたのはわかりますが、ネット(メール)の文化では、
きちんと相手に情報をインフォーム(伝達)できることが最優先であり、
そこに気を遣うことが社会的なマナーです。
情報共有するべき相手の「宛名」に「様」をつけないことのほうが違和感があります。
お客様に提出する文章や電話で、社内の者につい様を付けて呼んでしまうのとは違います。」

長文で猛反発(笑)
現WEBグループリーダーのKさん(♀)が、これに反発し営業Mさんを応援する。

まーなんというか、いい大人がこんな感情むき出しのメールをしていたり一言だけ突っつくようなメールを送ったりと「やれやれ・・・」という感じですよ(笑)

メールというのは便利ですが、便り過ぎてはいけませんね。
このツールは甘えだすと非常に感情が伝わりにくく、誤った印象を与えかねない危険な伝達手段だと言う事を忘れてはいけないと僕は思います。こういうことは、突っつくにしても反論するにしても生の声として相手に感情が届きやすい電話の方が良いと思いますね。

で「客先へ出すメールに自社の人間を様付けで送るべきかどうか」ということですが、僕はこれはNOだと思います。Sさんはもっともらしいこと書いてますが、肝心な事が欠落している。

「何のためにメールを送るのか」

Sさんにしても、MさんにしてもWEBグループリーダーKさんにしても、ここを追求して話をしないから堂々巡りになるのでは?とずーっと横で聞いてて思いました。そこで、Kさんが僕に「総さんはどう思う?」と聞いてきたので、その回答が上記ですね。

何のためにメールを送るのか。
ここを突き詰めて考えるべきだと僕は思います。
「クライアントであるC社担当者にテストアップの報告をするため」
ですよね。全ての行動はこのために行われた結果のメールでなければなりません。最優先事項なわけです。では「自社の関係スタッフに情報を伝達し共有する」はどうなるのか。これは、あくまで第2優先事項であるはずです。言うなれば「ついでの事項」。

そもそも、このメールにおいて最優先事項である「C社担当者」の方には「T社の情報共有の仕方」はどうでも良いことなのですよ。それはT社の体制やルールの話であって、C社にはなんら関係ない。C社はT社がしっかりとモノを制作し、より高い質のモノを貰うために情報共有をしてくれれば良いわけで、その過程がどうのこうのという話はC社には一切関係ない。

そうそう。だから、本来で言えばT社SさんをはじめとするT社の人間は、情報共有をするなら「クライアントC社用のメール」と「T社内用のメール」と二つ出すべきなのが、スジなのですねぇ。それを、便宜上お客様へのメールに「情報共有のため弊社の人間も宛て先にCCとして入れさせていただきます」という事でメールを送ってるわけです。

最優先事項である「お客様への報告」に"ついでの"「弊社の情報共有」のための宛て先に「様」をつけるのはおかしな話。

メールにしても、電話、ミーティングにしても、無駄なものはよくないし、目的を見失っているものも、はっきり言って生産性が悪い。

本当に仕事のできる人というのは、何も特別な技術がどうのこうのということではなくて、社会人の基本である「報連相の質」が高い人だと僕は思います。




posted by 総さん−ソウサン− at 21:20| ☀| Comment(0) | TrackBack(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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